Introducir ejemplares en el catálogo

La opción 3 nos permite Realizar el mantenimiento del catálogo.  Es la opción que nos va a ocupar la mayor parte del tiempo, pues gracias a ella vamos a introducir los fondos en Abies.

En la parte superior de la pantalla, pincho en la opción Catálogo.  Se me abre una pantalla con los ejemplares que he metido.  En la parte inferior izquierda, pincho en la opción Nuevo.  Al pulsar en ella, se me abre la pantalla de la “consulta avanzada”.  Me sirve esta opción para comprobar si este ejemplar ya está incluido, bien en Catálogo, bien en Depósito.

Y llega ahora el momento de diferenciar estos dos conceptos.  Abies incorpora una “base de datos” con referencias de ejemplares (en su mayoría libros) publicados recientemente.  Ése es el Depósito de Abies, es decir, sería la biblioteca imaginaria ideal con un montón de ejemplares.  Si encontrase el ejemplar que quiero añadir en ese Depósito, no quiere decir que esté físicamente en mi biblioteca ya registrado. No es más que una herramienta que incorpora el programa y que me ayudará para no tener que teclear todos los datos de la ficha de cada ejemplar.  Sin embargo, el Catálogo es el conjunto de ejemplares que tengo ya registrados y que se corresponden físicamente con los de mi biblioteca.

En cualquier caso, busco en Depósito de Abies o en Catálogo el ejemplar que quiero introducir.  Puedo refinar la búsqueda (meter no sólo el apellido del autor, también el título del libro, por ejemplo).  Me pueden ocurrir tres cosas.

1. Encuentro el ejemplar en el Catálogo.  Eso quiere decir que ya tengo registrado otro ejemplar y la mayoría de los datos relevantes ya los he metido previamente.  Me va a copiar todos los datos principales y adicionales.  El cambio estará en la tercera pestaña, Datos del ejemplar.  Añadirá un nuevo número de ejemplar y tendré que adjudicarle un nuevo número de registro.  Si algún ejemplar está a la vez en Catálogo y en Depósito, es mejor “duplicar” el del Catálogo.

2. Encuentro el ejemplar en Depósito.  Probablemente, la primera pantalla (Datos principales) no tenga que tocarla.  Pero sí exige modificaciones la segunda, datos adicionales, pues las materias no suele estar muy bien afinadas, no asigna Aplicación Pedagógica, y la CDU no suele corresponderse a nuestra adaptación particular.  La pantalla 3, Datos del ejemplar, también hay que completarla casi entera.

3. No encuentro el ejemplar ni en Catálogo ni en Depósito.  Desgraciadamente, y puesto que en la mayoría de las ocasiones trabajamos con una bibliografía demasiado específica, ésta va a ser la opción más habitual.  Dos opciones:
1. Puedo buscar esos registros en la Biblioteca Nacional.  Si los encuentro, los añadiría al Depósito y pasaríamos al punto 2.
2. Si no están en esas dos páginas, tendremos que introducir TODOS los datos de forma manual.  Si esta fuera la opción que me interesa directamente (pues tengo la plena seguridad de que el ejemplar no está ni en Catálogo ni en Depósito, ni en la BNE ni Rebeca, o simplemente quiero introducir manualmente los datos), cuando me sale la pantalla de consulta tras pulsar Nuevo, escojo la opción Cancelar.  Así que vamos a dar un repaso a las tres pantallas.

PRIMERA PANTALLA: DATOS PRINCIPALES                                                        

 

• Tipo de Documento: en la instalación de Abies, puedo configurarlo para que, de forma automática, me salga un tipo de documento (generalmente Libro).  En la modificación de tablas Auxiliares, se supone que ya he introducido todos los tipos de documento que voy a catalogar (Libro, CD, Revista, Video, DVD, Archivo informático,.....).  En el desplegable, selecciono el elegido.  Tengo la opción de añadir un nuevo tipo de documento si pulso la hojita que se encuentra a la derecha del desplegable.  No tengo más que introducir cómo quiero catalogar ese nuevo ejemplar (Material escolar, por ejemplo) y pulsar Aceptar.  El nuevo tipo de documento ya está introducido, lo selecciono.  Este mecanismo se repetirá siempre que aparezca la hojita a la derecha de un desplegable.  Me permite modificar las Tablas Auxiliares “sobre la marcha”

• Autor.  No puedo rellenar directamente el nombre del Autor, tengo que pulsar el botón con la lupa para poder hacerlo.  En ese momento, se me abre una pantalla en la que están todos los nombres de los autores que ABIES tiene registrados.  En Texto de búsqueda, empiezo a escribir el apellido.  El sistema va buscando.  Si lo encuentra y coincide, pulso aceptar. 

Si no lo encontrara (se me pone en rojo), pulso la hojita para introducir uno nuevo.  Tengo cuidado con la opción de Persona o Entidad.  Acepto y empiezo otra vez desde la línea de Texto de búsqueda

                            

• Otros autores.  Funciona de modo similar a Autor.  Puedo especificar cuál es la función de los otros autores: ilustrador, adaptador, traductor, coordinador, director,....  Conviene introducir la opción “Coautor/a”
• Título, Resto de título, Resto de portada.  Sólo el 1º es obligatorio, los demás pueden no existir.  Cuanto más exhaustivo sea, mejor, pero tampoco conviene ser demasiado prolijo
• Lugar de publicación, Año de publicación, Año de edición, título y nº de la colección.  Lo busco en las primeras páginas del libro. 
• Editorial.  Abies ya incorpora una lista.  Busco la editorial.  Si no la encuentro, la añado (hojita)

OJO: cuando estoy introduciendo un ejemplar nuevo, no doy a Aceptar cada vez que paso de pantalla, simplemente pincho en la pestaña superior para pasar de una a otra.

SEGUNDA PANTALLA: DATOS ADICIONALES                                                      

• Nº de páginas y otra información.  En este último apartado, puedo hacer constar información útil. Forma parte de una colección, cuadernillo de trabajo, material fotocopiado, ilustraciones,........
• Materias. Como en autores, se rellena a partir de la tabla auxiliares.  Doy a la lupa y se me abre una pantalla con todos los “indicadores” metidos en Abies.  Voy buscando los que me interesan.  Tanto este apartado como los siguientes (Aplicación Pedagógica y CDU) conviene tenerlos ya pensados previamente.  Así, no tengo más que buscar (de uno en uno) los indicadores e ir añadiéndolos.  Si no figura el que me interesa, no tengo más que añadirlo (hojita blanca y aceptar)
• Aplicación pedagógica.  Igual que Materias
• CDU.  Igual que materias
• País y Lengua.  Generalmente, he definido Abies para que, por defecto, me aparezca España/ español.  Si no es el caso, busco el país y el idioma en el desplegable.  Y si no los encuentro, los añado.
• ISBN.  Es importante rellenarlo para posteriores búsquedas.  Sin embargo, no es un dato necesario.  Si algún ejemplar no lo tiene, puedo ficharlo sin problemas.  Si no tiene ISBN, acudo al Depósito legal.

TERCERA PANTALLA: DATOS DEL EJEMPLAR                                                    

• Nº ejemplar/ nº registro.  Son dos conceptos diferentes.  El nº de ejemplar se refiere a todo los ejemplares que alguna vez han estado metidos en la base de datos.  Yo no puedo introducirlo a mi voluntad, es el sistema el que los va adjudicando.  Si alguna vez doy de baja a un ejemplar, el sistema sigue manteniendo ese número, no así el del nº de registro, que puedo volver a adjudicar si ha quedado libre.  En cualquier caso, si hago todo bien, en principio han de coincidir.  Como el número de ejemplar no puedo manipularlo, lo dejo.  Para el nº de registro, el sistema me avisa de cuál es el último que he adjudicado, así puedo adjudicar el siguiente.  Es conveniente anotar en el ejemplar ambos números.
• Ejemplares.  Si tengo más de 1 ejemplar, modifico esta opción.  Se duplicará o triplicará las veces que he de introducir el nº registro.  Automáticamente copia el resto de datos que he metido hasta ahora en el resto de pantallas

• Fecha de alta.  En principio es automática
• Tipo de ejemplar y Ubicación. Salen los que mando poner por defecto.  Puedo cambiarlos en el desplegable
• ISBN: Repito el que ya había puesto en la pantalla anterior (truco: cuando lo pongo por primera vez, lo selecciono y doy a copiar.  Así, cuando llegue a este apartado, doy a pegar y no tengo que repetir todas las cifras).  Si en algún caso me sale algún aviso de sistema de que es incorrecto, lo corrijo en los dos sitios.  Si sigue saliendo el aviso, lo elimino de los dos sitios
• Procedencia, Moneda, Importe: dudosa utilidad

Es ahora el momento de pulsar Aceptar.  Abies me avisa de que se están guardando los cambios y me devuelve al catálogo.  Si quiero seguir con otro ejemplar, empiezo de nuevo el proceso.

¿......y si me he equivocado.......?

Pues si  me he equivocado, no tengo sino que modificar el registro.  Lo busco en el catálogo (por consulta simple o avanzada, por eso es conveniente tener anotado físicamente en el ejemplar el nº de ejemplar).  Una vez lo he localizado, selecciono el dato a modificar en las pantallas, lo modifico y doy a aceptar.